Secretaria administrativa financeira – São Paulo

Estamos em busca de uma Secretária Administrativa Financeira organizada, proativa e detalhista para apoiar as operações diárias da empresa e as atividades pessoais do proprietário. A profissional será responsável por tarefas administrativas, financeiras, organização digital e suporte pessoal, garantindo a eficiência e o bom funcionamento das atividades.

Atribuições

Apoio Administrativo

• Gerenciamento de agendas e compromissos, incluindo lembretes de datas importantes.
• Organização e gestão do Google Drive, garantindo que todos os documentos estejam corretamente arquivados e acessíveis.
• Coordenação de reuniões: preparação de materiais, logística e envio de convites.
• Controle de materiais e realização de compras quando necessário.

Financeiro

• Conciliação bancária, garantindo a exatidão dos registros financeiros.
• Emissão, conferência e controle de notas fiscais e recibos.
• Gestão de contas a pagar e a receber, assegurando o cumprimento de prazos.
• Elaboração de relatórios financeiros periódicos.
• Auxílio na preparação de documentos contábeis para envio à contabilidade.
• Monitoramento de despesas e receitas, assegurando a conformidade com o orçamento.

Atividades Pessoais Do Proprietário

• Gerenciamento de compromissos pessoais, como consultas médicas, viagens e eventos familiares.
• Organização e pagamento de contas pessoais.
• Coordenação de serviços domésticos, como limpeza, manutenção e reparos.
• Agendamento e coordenação de viagens, incluindo reservas de voos, hotéis e transporte.
• Assistência em compras pessoais e outras necessidades do dia a dia.

Diferenciais

• Conhecimento em ferramentas de produtividade e gestão, como Trello para organização de tarefas, Conta Azul para gestão financeira e Notion para documentação e controle de projetos.
• Familiaridade com ERP e sistemas de gestão financeira.
• Formação em Administração, Contabilidade, Finanças ou áreas correlatas (será um diferencial).
• Experiência comprovada em funções administrativas, financeiras e de suporte pessoal.
• Conhecimento no pacote Office, especialmente Excel.
• Habilidade de comunicação clara e organização.
• Capacidade de gerir múltiplas tarefas simultaneamente.

Competências e Habilidades

• Profissional focado em detalhes e que não deixa pontas soltas.
• Proatividade e iniciativa para resolução de problemas.
• Estabilidade emocional e profissional para lidar com diversas responsabilidades.
• Bom relacionamento interpessoal e capacidade de trabalhar em equipe.
• Discrição e sigilo ao lidar com informações pessoais e profissionais.

Obs.: É necessário possuir equipamento próprio.