Assistente Administrativo | Ibis Styles Barra Funda

• Responder pelas atividades financeiras da unidade, tais como: recebimento e conferência de notas fiscais de prestação de serviços, A&B e outros; envio dos documentos ao escritório contábil da unidade (CSC / Ascon / Outros).
• Realizar abertura do caixa da Recepção, em conjunto com outro conferente. Conferir as movimentações ocorridas, detectando possíveis divergências. Informar ao superior imediato e arquivar os documentos necessários diariamente.
• Distribuir documentos diversos aos colaboradores (holerites, cartões de ponto, vale-transporte etc.), coletando as respectivas assinaturas.
• Realizar as atividades de Departamento Pessoal da unidade, tais como: recebimento de documentos para registros de admissão e demissão de pessoal; inclusão e exclusão de assistência médica; compra de vale-transporte e/ou vale-refeição para os colaboradores; controle do cartão de ponto e banco de horas; controle de férias.
• Realizar rotinas da área, cumprindo os procedimentos do Autocontrole.
• Acompanhar os trabalhos desenvolvidos pelas empresas prestadoras de serviços, relativos à contabilização dos fatos contábeis / fiscais e folha de pagamento da unidade.
• Realizar a conferência das comissões das agências de viagens.
• Gerar e conferir notas fiscais de serviço diariamente e DANFEs conforme solicitação.
• Efetuar a conciliação bancária. Elaborar o fluxo de caixa e manter controle de saldos, com base nos extratos bancários. Verificar e solucionar eventuais divergências.
• Recolher impostos / emolumentos inerentes ao negócio da unidade, de acordo com os procedimentos do escritório contábil (CSC / Ascon / Outros).
• Realizar depósito bancário do movimento.
• Realizar diariamente o fechamento do caixa da unidade e do faturamento do hotel.
• Realizar diariamente a conferência do relatório de situação (RDS/Manager report), a fim de garantir sua exatidão e posterior envio ao escritório contábil da unidade (CSC / Ascon / Outros), para contabilização.
• Realizar controle e venda de moedas estrangeiras, juntamente com o Subgerente ou Gerente Geral.
• Manter contatos com empresas e agências de viagens, bancos, fornecedores internos e externos, tratando de assuntos relacionados.
• Solicitar novos Cadastros de Fornecedores.
• Responder pela manutenção e atualização dos arquivos administrativos e arquivo morto.
• Ao identificar uma preferência do cliente, compartilhar essa informação com a equipe da Recepção, para que o ACDC seja atualizado, a fim de personalizar os produtos e serviços para cada hóspede e tornar suas experiências surpreendentes a cada hospedagem.
• Ser embaixador dos Valores das marcas e participar ativamente das ações de animação da Cultura de Serviços.
• Seguir as orientações dos gestores quanto à coleta seletiva e consumo de água e energia, no sentido de atender aos objetivos ambientais.
• Executar outras atribuições correlatas, de acordo com a necessidade da área/hotel.

Qualificações

• Rotinas de Departamento Pessoal
• Contas a Pagar
• Contas a Receber
• Faturamento
• Pacote Office
• Conhecimento Contábil

Informações adicionais

• Convênio Médico Amil
• Convênio Odontológico Amil (adesão opcional)
• Ticket R$ 777,00
• Vale Transporte
• Seguro de Vida
• PPR (programa de participação nos resultados)
• PAP (programa de previdência privada)
• Reembolso Farmácia (50% do valor gasto com medicamentos reembolsado após os 6 meses de contratação, mediante apresentação de receituário e cupom fiscal)
• Tarifa Heartist (desconto em hospedagem para colaboradores)
• Tarifa Amigos e Familiares (desconto em hospedagem para amigos e familiares)
• Desconto de 30% em alimentos e bebidas nos restaurantes dos hotéis Accor

Ibis