Pessoa analista administrativo e facilities sênior – São Paulo

Se liga no que precisa ter/saber: Ensino Superior Completo – Graduação em Administração, Logística ou áreas afins.

Experiência nas áreas de administrativo e facilities, com conhecimentos em gestão de contratos, controle orçamentário e suporte a áreas operacionais.

Pacote Office (Excel intermediário com entregas de planilhas); Conhecimento da Ferramenta SAP (será considerado um diferencial); Conhecimento da Ferramenta JIRA (será considerado um diferencial); O que esperamos de você: Facilidade de adaptação e aprendizado rápido em um ambiente corporativo em constante evolução.

Organização, compromisso e visão analítica para lidar com processos complexos.
Proatividade para identificar e solucionar problemas de forma independente.
Habilidade de comunicação assertiva, tanto com a equipe interna quanto com fornecedores e executivos.
Capacidade de atuar em um ambiente dinâmico e multitarefas.
Como vai ser o seu dia a dia?
Responsabilidades e Atribuições:
Apoiar executivos com: agendas, reuniões, viagens de negócios (vistos, passaportes, traslados, reservas), adiantamentos, prestação de contas e reembolsos.
Administrar contratos com fornecedores de serviços, monitorando vigência, orçamentos, SLA e negociando as condições.
Elaborar e garantir a conformidade e compliance com as políticas internas da empresa, garantindo a entrega dos planos de ações e mantendo evidências atualizadas.
Elaborar apresentações e relatórios gerenciais.
Controlar o orçamento da área, otimizando custos e garantindo a eficiência operacional.
Garantir o controle das despesas e pagamentos da área.
Realizar a conferência de notas fiscais para a devida programação dos pagamentos.
Realizar a gestão do inventário patrimonial, ativos físicos e controle de materiais de expediente, escritório e copa.
Garantir o funcionamento eficiente das salas de reuniões e demais espaços físicos.
Desenvolver dashboard, relatórios e indicadores de desempenho (KPI) de acompanhamento mensal das entregas do time.
Assegurar a operação contínua das instalações, incluindo manutenção preventiva e corretiva do escritório.

Assegurar a operação contínua dos serviços de logística de pessoas e gestão documental.

Operacionalizar os benefícios dos executivos e demais líderes: cartão corporativo, frota executiva, telefonia, seguros, vaga de garagem entre outros.

Atuar como ponto focal para os usuários em relação ao ambiente físico e solicitações de serviços de infraestrutura.
Gerenciar as iniciativas de sustentabilidade relacionadas aos resíduos e outras práticas ambientais.
Coordenação de atividades da equipe e dos prestadores de serviços terceirizados.

Acompanhar obras.

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