Assistente de diretoria – São Paulo

DESAFIOS DA POSIÇÃO | PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES:

• Manter a agenda dos diretores atualizada, agendando reuniões, compromissos e eventos conforme necessário.
• Coordenar viagens e hospedagens, garantindo a logística eficiente para deslocamentos.
• Receber, filtrar e direcionar chamadas telefônicas e correspondências recebidas, garantindo uma resposta oportuna quando apropriado.
• Responder e-mails e correspondências simples em nome do diretor, encaminhando mensagens para as áreas pertinentes quando necessário.
• Elaborar e revisar documentos, relatórios e apresentações conforme solicitado pelo diretor.
• Organizar e preparar materiais necessários para reuniões e eventos, como agendas, documentos de suporte e equipamentos audiovisuais.
• Agendar e coordenar reuniões, conferências e eventos, reservando salas, providenciando equipamentos e preparando materiais necessários.
• Registrar atas de reuniões, acompanhar ações pendentes e garantir o follow-up adequado após as reuniões.
• Manter a confidencialidade de informações sensíveis e documentos relacionados às atividades da diretoria.
• Gerenciar o acesso a informações restritas e garantir a segurança dos dados.
• Prestar suporte administrativo geral aos diretores e à equipe, realizando tarefas como organização de arquivos, preenchimento de formulários e coordenação de serviços de escritório.
• Atuar como ponto de contato entre os diretores e outras áreas da associação, transmitindo informações e solicitando ações quando necessário.
• Utilizar soluções tecnológicas avançadas, incluindo inteligência artificial.
• Utilizar adequadamente os sistemas e recursos disponibilizados pela associação para a realização do seu trabalho conforme normas e procedimentos definidos;
• Cumprir e fazer cumprir as normas, procedimentos ou instruções de trabalho, definidos pelos sistemas da Qualidade, Meio Ambiente, Segurança e Medicina do Trabalho, conforme sua área de atuação, estabelecidos pela associação ou legislação em vigor.
• Atender e realizar outras atividades correlatas e inerentes ao cargo, conforme orientação e solicitação do superior imediato.

Requisitos Necessários

• Conhecimento avançado de software de escritório, como Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
• Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita;
• Ensino Superior completo em Administração ou áreas afins;
• Disponibilidade para atuar de forma 100% presencial;
• Residir em São Paulo;
• Inglês avançando/fluente.

Benefícios

• Convênio médico;
• Vale transporte;
• Vale alimentação.